گزیده های کاربردی مدیریتی |چگونه اعتماد فردی را ایجاد و توسعه دهیم ؟ نکات کلیدی برای دو برابر کردن، فراگیری قدرت مغز | چگونه مشتریان را راضی نماییم؟ اشتباه هایی که معمولا در ادغامها و تغییرات مدیریتی رخ می دهد | چگونه با موانع کاری خسته کننده مقابله کنیم؟

کوتاه از مدیریت جهان

1 . چگونه همراه مدیر خود باشیم ؟ 

چه با یک رئیس جدید کار می کنید و چه سال ها است که به یک مدیر گزارش می دهید، استفاده از توصیه های زیر می تواند برای شما مفید باشد:

•    سعی نکنید مدیر خود را تغییر دهید. برای همراهی او، رفتار خود را عوض کنید.

•    هرگز تصور نکنید که اهداف مدیرتان را می دانید. مطمئن شوید از هر آنچه که مدیر قصد دستیابی به آن را دارد، مطلع هستید. در صورت لزوم، پرسش هایی را مطرح کنید که برای شما راه گشا است و ابهامات موجود را رفع می کند. 

•    مطمئن شوید که اولویت های شما، هم راستا با اولویت های مدیرتان است. 

•    سعی نکنید از مدیر خود جلو بزنید. یک حد وسط را در روابط خود رعایت کنید. 

•    اولویت ها و شخصیت مدیر خود را مطالعه کنید. بهترین زمان و بهترین روش برای ارایه اطلاعات به مدیرتان را بدانید تا بتوانید تائیدیه های لازم را از او اخذ کنید. 

•    اگر مدیر با یکی از پیشنهادهای شما مخالف است و آن را نمی پذیرد، سعی کنید از منظر وی دست به تصمیم گیری بزنید. 

2 .  چگونه مشتریان را راضی نماییم؟

شرکت بین المللی پژوهش، شرکتی است که به طور مستمر اقدام به تولید و ارایه اطلاعات در مورد تحقیقات بازار می کند و شیوه ها و تفکرات رایج در مورد رضایت مشتریان را به اطلاع دیگران می رساند. 

•    خدمات تقریباً 40 درصد تصمیمات مشتریان برای خرید از یک فروشنده خاص لوازم خانگی را تشکیل می دهند. فروشگاههایی که مدیرانشان سعی در جلب رضایت مشتریان دارند، هر ساله شاهد رشد سودآوری خویش هستند. 

•    توسعه خدمات مشتریان باید از دفتر مدیر عامل آغاز شود. تعهد مدیریت ارشد، باید به دیگر کارکنان نیز اشاعه یابد. 

•    برآوردی دقیق از زمان مورد نیاز برای آموزش داشته باشید و مطمئن شوید که افرادتان این آموزشها را به خوبی فرا گرفته اند. 

•    مطمئن شوید افراد می دانند که شما تلاش می کنید، به رشد آنها کمک کنید و این تلاش شما را به خوبی درک خواهد شد.

•    اگر خدمات مشتریان خود را توسعه دادید، مطمئن شوید که مشتریان از این موضوع آگاه هستند و آن را می دانند. اگر تحقیقات نشان می دهند که از نظر مشتریان هنوز تحویل کالاها ضعیف است، سعی کنید دستاوردهای جدیدی را در این حوزه رقم بزنید. این کار را از طریق تبلیغات مناسب انجام دهید. 

3 .  چگونه اعتماد فردی را ایجاد و توسعه دهیم ؟

تحقیقات حکایت از آن دارند که تواضع و فروتنی، نقش بسزایی در ایجاد اعتماد میان همکاران دارند. 
با پذیرفتن تردیدها، اشتباهات و خطاها، مدیران به عنوان افرادی ذیصلاح تلقی می شوند. زیردستان این گونه مدیران، چنین می اندیشند: «من می توانم به شما اعتماد کنم. شما مرا سرزنش نمی کنید.»

دیگر یافته های این تحقیق عبارتند از اینکه کارکنان به همان اندازه که برای صلاحیت مدیر خود ارزش قایل هستند، برای قابل اعتماد بودن او نیز ارزش قایل می باشند. برای ایجاد اعتماد، شما باید به چشم یک همکار نگریسته شوید نه به چشم یک رقیب. 

4 .  چگونه گفتگوهای تلفنی را علیرغم مراجعات متعدد کارکنان، مدیریت کنیم ؟

شما در دفتر خود مشغول پاسخ دادن به تلفن هستید. یکی از کارمندان وارد می شود و می بینید، شما مشغول صحبت با تلفن هستید. او در گوشه ای می ایستد و به شما زل می زند و تا پایان مکالمه شما منتظر باقی می ماند. بدترین حالت آن است که او سعی می کند در بحبوحه گفتگوی تلفنی شما، سوالاتی را از شما بپرسد. 
این حالتی واقعاً ناراحت کننده و زجرآور است. هر گاه چنین اتفاقی رخ دهد، مدیر تمام تمرکزش را از دست می دهد و دیگر نمی تواند به خوبی، حرفهای فرد آن سوی تلفن را بشنود و به آنها فکر کند. 

پاسخ : یک دفترچه کوچک بر روی میز خود قرار دهید تا افرادی که به اطاق شما می آیند، به هنگام صحبت تلفنی شما بتوانند پیام خود را بر روی آن یادداشت کنند. بدین ترتیب شما هم بر روی مکالمه خود تمرکز دارید و هم اینکه می توانید پس از اتمام گفتگوی تلفنی از اطلاعات یا درخواستهایی که آنها مطرح کرده اند، مطلع شوید. 

5 .  برای ارائه یک سخنرانی بهتر، چه اقداماتی انجام دهیم ؟

اگر شما چندان عادت ندارید در برابر جمع صحبت کنید یا می خواهید در این زمینه به کسی کمک کنید، توصیه ها و پیشنهادهای زیر را در نظر بگیرید:

•    اکثر افراد باید قدری بلندتر از حد معمول صحبت کنند و بیش از حد لازم از اشارات دست یا دیگر اعضای بدن خود استفاده کنند. 

•    زمانی را به تجزیه و تحلیل مخاطبان اختصاص دهید. مطمئن شوید مطالبی را به حضار بگویید که  نمی دانند. 

•    هرگز به مدت طولانی مطلبی را از روی میز خطابه نخوانید. به یاد داشته باشید وقتی بچه بودید، والدین شما از روی یک کتاب می خوانند تا شما خوابتان ببرد. 

•    مشاوران ارتباطات معتقدند که سخنرانان باید در مقاطعی از میز خطابه یا تریبون پیش روی خود فاصله بگیرند. 

•    بهتر است سخنرانان یک فیلم ویدیویی نیز داشته باشند تا تأثیر سخنانش را چند برابر کنند. 

•    بهتر است پنج تا شش ثانیه را صرف نگریستن به هر فرد در بین مخاطبان نمایید. زمان کمتر از این باعث می شود که افراد فکر کنند شما خرگوشی هستید که مرتب از این طرف به آن طرف می پرید. 

•    به جای اینکه صداهای مبهم مانند «اوم!» یا «آه» از خود درآورید، اندکی مکث کنید و سپس جملات خود را بیان دارید. 

6 .  نکات کلیدی برای دو برابر کردن، قدرت فراگیری مغز

احتمالاً گاهی اوقات، آرزو می کنید که بتوانید سریعتر فکر کنید، سریعتر به اطلاعات جدید دست یابید و آنچه را که خوانده اید یا شنیده اید، بیشتر به خاطر آورید.

به کمک نکات زیر می توانید قدرت مغز خود را دو برابر کنید :

•    اطلاعاتی را که می خواهید در حافظه کوتاه مدت خود نگه دارید، در هنگام صبح گردآوری نمایید.

دلیل : عملکرد آن بخش از مغز که اطلاعات حافظه موقت را ذخیره می کند، صبح هنگام 15 درصد بهتر از دیگر اوقات است. اما اطلاعاتی را که می خواهید در حافظه بلند مدت خود نگه دارید، بعداز ظهرها گردآوری کنید، زیرا عملکرد این بخش در هنگام عصر بهتر است. 

•    سعی کنید بر افکار منفی در مورد توان یادگیری خود چیره شوید.

مثال : به جای گفتن این که «آنچه را که یاد گرفته ام، به خاطر نمی آورم»، به مغزتان بگویید: «از قبل یاد گرفته ام که مطالب زیادی را به خاطر بیاورم، اسامی، تاریخها و فرامین رایانه ای..... بنابر این می توانم این موضوع را نیز به یاد بیاورم.»

•    با در نظر گرفتن امتیازاتی برای خودتان، سعی کنید شرایط یادگیری خویش را بهبود بخشید. کالا یا کاری را انتخاب کنید که معمولاً نمی خرید یا انجام نمی دهید. تصویر خودتان، قبل از آغاز یادگیری یک موضوع را تجسم کنید. این فرآیند را تکرار کنید حتی اگر در قبال یادگیری برخی اطلاعات احساس نگرانی و اضطراب دارید. مهم نیست که شرایط چگونه پیش می رود. مهم این است که به پیشرفت خود امتیاز بدهید. 

•    پس از خواندن مطلبی که می خواهید بعداً آن را به خاطر آورید، به این پرسشها پاسخ دهید: این موضوع درباره چه بود؟ مهمترین بخشهای آن چه بودند؟ این موضوع حاوی چه دیدگاههایی بود؟ چه عناصری باعث منحصر به فرد بودن آن شده اند؟ توجه داشته باشید که به صورت ذهنی یا مکتوب به این پرسشها پاسخ دهید، شیوه ای را انتخاب کنید که بهترین کارآیی را برای شما دارد.

•    به طرحهای گرافیکی برای افزایش سرعت خواندن و پی بردن به نکات کلیدی کتابها و نشریات اتکا کنید مانند حروف مورب {ایتالیک}، حروف درشت شده، کلماتی که زیر آنها خط کشیده شده است، نمودارها، تصاویر گرافیکی و غیره. 

•    با در نظر گرفتن زمان کافی برای پاسخ دادن، به این پرسشها در مورد یک وضعیت، برخی اطلاعات موجود یا یک مسئله، قدرت تفکر خود را بالا ببرید: ایده کلیدی مطرح شده در اینجا چیست؟ آیا این موضوع مکمل مطالبی است که من قبلاً خوانده و تجربه کرده ام یا موازی آنها؟ آیا هنوز هم سوالاتی بی پاسخ در این زمینه دارم؟ وقتی همه مطالب را کنار هم قرار می دهم، به نظرم مهمترین موضوع چیست؟ 

7 . اشتباه هایی که معمولا در ادغامها و تغییرات مدیریتی رخ می دهد

شرکتها می توانند به دلایل مختلفی با یکدیگر ادغام شوند.

این دلایل عبارتند از : 

 دستیابی به معیارهای کلان اقتصادی، افزایش سودآوری، ورود به بازاری جدید و غیره. در حالی که هدف طراحان ادغامها، اکتسابها و ائتلافهای استراتژیک کاملاً شفاف و روشن است، نتایج حاصله اغلب ناامیدکننده است. 

این امر به دلیل آن است که این استراتژیها فقط در حد ایده هستند. کسب وکارها پیچیده و پر رمز و راز هستند. مدیرانی که در زمینه ساختار سازمانی فعال هستند، فراموش می کنند که فرهنگهای مختلف را با هم تلفیق نمایند. همین امر می تواند مشکلات زیادی را برای افراد در پی داشته باشد. این افراد شاهد تغییر زندگیشان هستند. آنها دچار استرس و خشم می شوند. برخی کارشان را رها می سازند. برخی کم کاری می کنند. برخی نیز رفتارهای بدی از خود بروز میدهند. 
برای برخورد با چنین فرآیندی باید به سراغ رهبرانی بزرگ و ماهر رفت. اینها همان رهبرانی هستند که رونالد آشکناس  و سوزان فرانسیس  در مقاله «مدیران ادغام: رهبرانی خاص برای زمانهای خاص» به آنها اشاره کرده اند . مدیران ادغام همانند متخصصان برق عمل می کنند که سیمهای سازمان خود را قطع و وصل می کنند. آنها به طور روزمره این موضوع را بررسی می نمایند که همگان کارشان را به نحو احسن انجام دهند. 
الزامی است که با آرامش و به خوبی با افراد ارتباط برقرار نماییم. خیلی سخت است به یک آیینه بنگریم و ببینیم که یک اقتصاد مریض از درون آن به ما زل زده است. 

8 . ارائه گزارشهای کوتاه، راهی برای موفقیت بهتر

در اینجا طرحی برای ارایه گزارشهای کوتاه وجود دارد:

•    در یک جمله، بگویید، گزارش در مورد چه موضوعی است.
•    دو یا سه نکته اصلی را انتخاب کنید
•    بخشهای مهم را مشخص سازید.
•    از آمار و ارقام بهره ببرید.
•    نمونه ها و مثالهایی کوتاه را ذکر کنید.

9 . چگونه با موانع کاری خسته کننده مقابله کنیم ؟

افکار و اقدامات مثبت، استرس کمتری به همراه دارند.

به کمک شیوه های زیر، می توانید کارآیی خود را افزایش دهید:

•    همواره روی خوش خود را نشان دهید. وقتی اتفاقات بدی رخ میدهد، با خوش بینی واکنش نشان دهید. فضایی روشن را بیابید و بر آن تمرکز نمایید. مثلاً اگر از شما خواسته می شود تا پروژه ای را در عرض یک هفته به پایان برسانید، بگویید: «خُب، بعد از آن زمان آزاد بیشتری خواهم داشت». اگر مشکلات را به یک فاجعه برای خودتان تبدیل نکنید، می توانید از استرس و موانع پیشرفت خود پیشگیری کنید. 

•    همیشه نمونه ای را برای خود در نظر بگیرید. سعی کنید اعضای تیم شما با عمل کردن به روش های مناسبی که برای دیگران نتیجه بخش بودهاست، بهره وری خود را افزایش دهند. وقتی دیگران بازتاب کارهای شما را ببینند، تلاش می کنند تا از رفتارهای شما الگوبرداری کنند. 

•    در زمان ناراحتی هم تواضع و فروتنی خود را از دست ندهید. اگر بتوانید حتی در بدترین شرایط هم آرامش و فروتنی خود را حفظ کنید، آنگاه از انعطاف پذیری بسیار بالایی برخوردار خواهید بود. این امر باعث می شود شما بر روی حل مشکلات و در عین حال اقدامات پیشگیرانه تمرکز کنید. 

برای اطلاعات بیشتر به مقالات ذیل مراجعه نمایید :

1 .  چطور مدیران و کارآفرینان می توانند، همانند رهبران بزرگ در کسب و کارشان موفق شوند ؟|چگونه 100 رهبر بزرگ دوران شغلیشان را آغاز کردند ؟

2 .    چگونه برنامه ای انضباطی برای کارکنان کسب و کارمان طراحی و تدوین کنیم ؟ | بایدها و نبایدهای برنامه انضباطی

3 .   چگونه رهبران کارآمد موفق می شوند ؟ | رموز موفقیت رهبران در حوزه کسب و کار | چرا رهبران بزرگ به پاسخ آری بسنده نمی کنند ؟

4 .  لحظات واقعی از تجربیات موفق مدیران و کارآفرینان در سطح جهان | رهبران درباره چالشهایشان سخن می گویند

5 .    نگاهی نو برای حل پاره ای از چالشهای مدیران و کارآفرینان در حوزه کسب وکار |مصاحبه با جان سیلی براون  تبدیل محیط کار به یک محیط با معنا

6 .   کارآفرینی متفاوت و  آینده نگری خلاق، استیو جابز | فراز و فرود هایی از زندگی جابز

7 .  هشت کلید طلایی برای رهبری در کسب وکار | چرا رهبران، پس از اقدام، سئوال می کنند |درسهایی از بیل گیتس |گزیده هایی از مدیریت اثربخش

یک جمله یک درس :

- باید از اشتباهات دیگران درس بگیرید. ممکن است آن قدر زمان نداشته باشید که خودتان آنها را تجربه کنید. سام لونسون 

- جدی ترین اشتباهات نتیجه پاسخ های غلط نیستند، بلكه محصول پرسش های غلط هستند. پیتر دراکر